A-ordningen – om rapportering av lønn, arbeidsgiveravgift mv.

Både forskriften og loven er knyttet til andre lover, ligningsloven § 5-2 som omhandler plikt til å rapportere lønn, ytelser osv. er sentral.

Det er den opplysningspliktige, arbeidsgiver, som skal levere a-melding og dette kan gjøres på to ulike måter;

• Fra lønnssystemet til Altinn
• Direkte registrering i Altinn (A01) Tilpasset arbeidsgivere med 1 – 8 ansatte med enkle arbeidsforhold

Merk at fra 2023 innfører Skatteetaten en ny løsning som skal erstatte dagens løsning A01 i Altinn. Løsning vil gjelde for de som ikke sender inn a-melding via lønnssystem (A10). Alle utenlandske oppdragstakere som skal sende inn a-melding uten lønnssystem kan ta i bruk den nye løsningen allerede nå.   

MERK skjemaet må sendes inn i Altinn

A-ordningen innebærer samkjørt rapportering av lønn, ytelser og opplysninger om arbeidsforhold til Skatteetaten (inkludert skatteoppkrever/kemner), NAV og Statistisk sentralbyrå. Før 2015 ble dette rapportert til de tre mottakerne på flere forskjellige skjemaer.

A-meldingen erstattet tidligere meldinger:

• Lønns- og trekkoppgave (Skatteetatens RF-1015)
• Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (Skatteetatens RF-1037)
• Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave (Skatteetatens RF-1025)
• Melding til Aa-registeret (NAV 25-01.11)
• Oppgave til lønnsstatistikk (Statistisk sentralbyrå RA-0500)

Det er viktig å merke seg at alle etater kun får se den informasjonen de har lovhjemmel til å innhente.

Videre vil det være innsynsmuligheter både for inntektsmottakere, altså de ansatte, og for de opplysningspliktige. Denne innsynstjenesten vil være tilgjengelig gjennom pålogging i Altinn. Det vil si at den ansatte vil kunne se i Altinn når arbeidsgiver har sendt inn lønnsopplysninger hver måned.

Ingen innlevering av lønns- og trekkoppgave i Altinn

Alle opplysninger om lønn, ytelser og arbeidsforhold rapporteres månedlig og ordningen med innlevering av lønns- og trekkoppgave, samt årsoppgave til skattemyndighetene, ble avviklet med virkning for lønnsåret 2015.

Sammenstilling av opplysninger

Alle arbeidsgivere, pensjonsutbetalere og andre som utbetaler lønn, ytelser, godtgjørelser med mer plikter å lage en årlig sammenstilling til hver enkelt ansatt eller inntektsmottaker innen 1. februar året etter inntektsåret, og den skal inneholde følgende opplysninger:

• Rapporterte inntekter for foregående år (lønn, ytelser, godtgjørelser)
• Feriepengegrunnlaget
• Rapportert forskuddstrekk
• Nummer brukt til identifisering av arbeidstakeren (personnummer /d-nummer / identifikator)

Altinn tilbyr innholdstjenesten "Mine inntekter og arbeidsforhold". Denne rapporten gir arbeidstakere oversikt over og innsyn i rapporterte inntekter, forskuddstrekk og opplysninger om arbeidsforhold. Denne rapporten skal samsvare med sammenstillingen den ansatte mottar fra arbeidsgiver. Rapporten "Mine inntekter og arbeidsforhold" gir også den ansatte mulighet til å kontrollere at opplysningene som innrapporteres av arbeidsgiver fortløpende gjennom året.

Frist for rapportering – kontantprinsippet for lønn

A-meldingen skal rapporteres etter kontantprinsippet, og frist for første rapportering av første a-melding er 5. februar for lønn og ytelser utbetalt i januar.

A-meldingen skal sendes inn minst en gang i måneden og senest den 5. i påfølgende måned.             

A-meldingen skal inneholde opplysninger om alle ansatte, status på deres arbeidsforhold, utbetalt lønn med mer. Alle arbeidsforhold skal meldes inn i A-meldingen hver måned, også om de ikke har fått noen utbetalinger.

Betalingsfrister for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk er uendret.

Innholdet i A-meldingen

Far januar 2020 er det obligatorisk å bruke organisasjonsnummer for virksomhet/underenhet når arbeidsgiver sende a-melding med arbeidsforhold.

Hvis arbeidsgiver bruker organisasjonsnummer for hovedenheten når det rapporteres arbeidsforhold, får arbeidsgiver feilmelding på tilbakemeldingen. A-meldingen inneholder da feil som må rettes opp innen fristen for levering av a-melding for kalendermåneden det har blitt feilmeldingen.

Informasjonen om organisasjonsnummer arbeidsgiver skal bruke for underenheten/virksomheten sin finnes på nettsiden til Brønnøysundregistrene.

Alle arbeidsforhold skal registreres med følgende opplysninger:

• Fødselsnummer, D-nummer eller utenlandsk identifikator
• Arbeidsforholds ID (hvis en person har flere arbeidsforhold i samme virksomhet)
• Startdato
• Yrkeskode (dersom du legger inn næringskoden i lønnssystemet så vil du redusere antall yrkeskoder å velge blant. Opplysninger om de forskjellige yrkeskodene finner du på - ssb.no/a/yrke)
• Antall timer per uke som en full stilling tilsvarer
• Stillingsprosent/Siste dato for endring av stillingsprosent
• Avlønningstype
• Arbeidstidsordning
• Siste dato for lønnsendring

Rapportering av permisjoner

Nytt i A-meldingen var at også permisjoner og permitteringer rapporteres via lønnssystemet. Permittering skal oppgis fra dag en hvor inntektsmottaker er permittert fra sitt arbeidsforhold. Det skal rapporteres uavhengig om det er hel eller delvis permittering, og det skal også rapporteres selv om det er innenfor arbeidsgiverperioden.

Permisjon skal oppgis dersom en arbeidstaker har hel eller delvis permisjon fra arbeidsforholdet i mer enn 14 dager. Det som for eksempel regnes som permisjon er kurs/studier som ikke er pålagt av arbeidsgiver og som innvilges etter ønske fra den ansatte. Velferdspermisjon ut over 14 dager skal rapporteres. Dette gjelder også permisjoner nevnt i arbeidsmiljøloven § 12 – svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, permisjon ved militærtjeneste og så videre.

Fra januar 2023 er det innført endringer i kodelisten for permisjoner slik at den sier om en permisjonstype er lovfestet eller ikke. Ny kodeliste:

• Permisjon med foreldrepenger
• Permisjon ved militærtjeneste
• Utdanningspermisjon (Ikke lovfestet)
• Utdanningspermisjon (Lovfestet)
• Andre ikke- lovfestede permisjoner
• Andre lovfestede permisjoner

Rapportering av ansatte uten fødselsnummer/D-nummer

Dersom du har utenlandske ansatte som venter på å få tildelt D-nummer skal du oppgi en internasjonal identifikator ved rapportering av a-melding.

Den internasjonale identifikatoren må være utstedt av det landet vedkommende kommer fra og bestå av tre deler; ID nummer, identifikator og Landkode.

Det er fire typer identifikatorer som kan brukes;

• Passnummer
• Sosial security number
• Tax identification number
• Value added tax identification number

Når ansatte får tildelt D-nummer, må D-nummeret knyttes sammen med internasjonal identifikator. Dette gjøres ved å oppgi D-nummer og internasjonal identifikator i samme a-melding.

Merk at D-nummeret kan knyttes sammen med internasjonal identifikator i a-melding for hvilken som helst måned.

Rapportering av nettolønn

Nettolønn skal rapporteres på lik linje som all annen lønn og andre ytelser. Det vil si at det skal rapporteres månedlig, innen fristen og man skal følge kontantprinsippet.

Gjennom A-meldingen skal man rapportere nettobeløpene og skattetrekket/beregnet skatt som en egen ytelse. Man skal altså ikke rapportere det oppgrossede beløpet.

Ved innføring av A-melding ble 12-deler fjernet fra den månedlige rapporteringen. Opptjeningsperiode skal istedenfor fremgå implisitt av de månedlige rapporteringene.

Det imidlertid viktig å merke seg at antall 12-deler fortsatt skal oppgis i skattemeldingen for den enkelte.

Finansskatt på lønn

Gjelder fra 1.1.2017.

Arbeidsgivere med ansatte som utfører aktiviteter innen områder som omfattes av næringshovedområde K i SSBs Standard for Næringsgruppering (SN2007) plikter å betale finansskatt på lønn på visse vilkår.

Næringshovedområde K omfatter følgende næringskoder:

- 64 Finansieringsvirksomhet

- 65 Forsikringsvirksomhet og pensjonskasser, unntatt trygdeordninger underlagt offentlig forvaltning

- 66 Tjenester tilknyttet finansierings- og forsikringsvirksomhet

Det er den faktiske aktiviteten som er avgjørende, ikke registreringen i Enhetsregisteret.

Pensjonsinnretning (obligatorisk tjenestepensjon)

Gjelder fra januar 2021.

Som følge av endringer i lov om obligatorisk tjenestepensjon (OTP- loven) §7 må de fleste arbeidsgivere gi opplysninger om hvem de har inngått tjenestepensjonsavtale med i a-melding.

Arbeidsgiver skal oppgi hvilken pensjonsinnretning den har inngått tjenestepensjonsavtale med samtidig organisasjonsnummeret til pensjonsinnretningen.

Det er mulig å oppgi flere avtaleparter dersom arbeidsgiver har tjenestepensjonsavtale med flere pensjonsinnretninger.

Når arbeidsgiver har oppgitt tjenestepensjonsavtale skal det også oppgis tilskudd til pensjonsordningen i grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift.   

Opplysninger om pensjonsinnretningen skal oppgis fra og med den måneden tjenestepensjonsavtalen trer i kraft, og til og med den måneden tjenestepensjonsavtalen opphører.

Tilbakemelding på rapportert A-melding

Tilbakemeldingen på A-meldingen viser resultatet av de automatiske kontrollene av A-meldingen. Det er lagt inn regler for hva A-meldingen skal inneholde.

For eksempel vil du få tilbakemelding hvis du har lagt inn ugyldige inntektskombinasjoner i lønnssystemet, hvis en inntektsmottaker mangler i en a-melding uten at arbeidsforholdet er opphørt (meldt sluttdato), opplysninger mangler eller er feil.

Feil som uriktig yrkeskode eller stillingsprosent er det kun arbeidsgiver som kan oppdage. Det er bare feil som bryter med reglene som blir oppdaget og tilbakemeldt.

Alle feil i tilbakemeldingene må rettes fortløpende.

Gebyrer ved manglende eller forsinket rapportering

A-opplysningsloven § 10 - Tvangsmulkt ved manglende innrapportering
Skattedirektoratet kan ilegge den som ikke innrapporterer alle opplysninger innen fristen i § 4, en daglig løpende tvangsmulkt frem til opplysningene er levert. Tvangsmulkten er 124 kr dag per inntektsmottaker med feil per dag (1/10 av rettsgebyr). Mulkten løper til feilen er rettet. Samlet tvangsmulkt kan ikke overstige 1 000 x 1 243 (1 rettsgebyr ) = 1 243 000 kroner. Departementet kan i forskrift gi regler om hvordan den daglige tvangsmulkten skal fastsettes. Bestemmelser i § 10 annet til sjette ledd, blant annet hjemmel til å gi utfyllende bestemmelser i forskrift.

A-opplysningsloven § 11 -  Overtredelsesgebyr ved for sen innrapportering
Skattedirektoratet kan ilegge den som ikke leverer alle opplysninger innen fristen i § 4, et overtredelsesgebyr. Gebyret kan ikke overstige 15 ganger rettsgebyret. Departementet kan i forskrift gi regler om hvordan gebyret skal fastsettes. Bestemmelsene i § 10 annet til sjette ledd gjelder tilsvarende for overtredelsesgebyr.

Gjeldende rapporterings- og betalingsfrister for 2023