Endringer i bokføringsstandardene

Bokføringsloven og -forskriften stiller krav til sikring av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. NBS 1 omhandler kriterier som må oppfylles for at sikringen av regnskapsmaterialet skal anses å være betryggende. Bokføringsstandarden er oppdatert og de viktigste endringene er:

• Tydeliggjøring av at regnskapsmaterialet skal sikres mot urettmessig endring, sletting, tap og ødeleggelse. Det vil si at rettmessig sletting og makulering etter utløpet av oppbevaringstiden, ikke er i strid med standarden.
  
  
• Det utdypes nå hvordan teknologi påvirker risikovurdering, inkludert bruk av:
• skyløsninger og multisky
• standardiserte vs. egenutviklede løsninger
• blokkjedeteknologi
• systemer for logging av endringer i regnskapsmateriale
• risiko for cyberangrep (løsepengevirus, hacking)
• Det kreves dokumentasjon av gjennomførte sikringstiltak som en del av risikovurderingen.
  
  
• Det presiseres at når den bokføringspliktige setter bort oppbevaringen av regnskapsmaterialet til en tredjepart, må den bokføringspliktige sikre at tilgangen til regnskapsmaterialet ikke begrenses i oppbevaringstiden (vanligvis gjennom tydelig avtaleregulering).
  
  
• Standarden har fått et nytt punkt som minner om at hvis elektronisk regnskapsmateriale oppbevares i utlandet, bør den bokføringspliktige vurdere om den sikkerhetspolitiske situasjonen tilsier at ytterligere sikringstiltak bør iverksettes.

Oppdatert NBS 1 får virkning for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

Bokføringsloven krever at det foreligger et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. NBS 2 omhandler kriterier som må oppfylles for at kontrollsporet skal anses å være tilstrekkelig enkelt å følge, herunder krav til dokumentasjon av kontrollsporet der dette er nødvendig.

De viktigste endringene i NBS 2 er:

• Det er tydeliggjort at bilag som hovedregel skal identifiseres gjennom en tett og fortløpende nummerserie.
• Det gis ytterligere føringer for hvilke krav som gjelder for samlebokføring av totaler – bruk av underspesifikasjoner – skal oppfylle kravene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. Det gis to nye eksempler på samlebokføring, for henholdsvis salg/kundefordringer og verdipapirinvesteringer.
• Det presiseres at kravet om dokumentasjon av kontrollsporet gjelder uavhengig av bruk av internett- eller skybaserte regnskapssystemer, eller kunstig intelligens (AI). Det er kontrollsporet mellom bilag, bokføring (spesifikasjoner), og pliktig regnskapsrapportering som skal være lett forståelig.
• Siden eksterne kontrollører som oftest tar utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, bør dokumentasjonen av kontrollsporet starte med den pliktige regnskapsrapporteringen.

Oppdatert NBS 2 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

Bokføringsloven krever at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. NBS 3 omhandler enkelte problemstillinger som oppstår i den forbindelse.

• Virkeområder er utvidet til å omfatte gjengivelse av bokførte opplysninger i standardisert form (SAF-T Regnskap).
  
  Punkt 11 i standarden tar for seg forståelsen av kravet om at bokføringspliktige skal kunne presentere bokførte opplysninger i standardisert form. Standarden klargjør hvilke opplysninger som omfattes av kravet, beskriver forskjellen mellom løpende lagring og gjengivelse ved forespørsel, og gir eksempler på hvordan kravet om gjengivelse i standardisert form kan oppfylles.

• Det presiseres at det alltid er den bokføringspliktige som har ansvaret for at bokførte opplysninger er elektronisk tilgjengelig i 3,5 år. Dette gjelder selv om regnskapet føres av ekstern regnskapsfører, og uavhengig av hvilket regnskapssystem som brukes.

Oppdatert NBS 3 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

I standarden som omhandler elektronisk fakturering er det tatt inn enkelte nye krav.

• Hvis en elektronisk faktura tilføres informasjon i forbindelse med konvertering, ut over det selger hadde inkludert ved utstedelse av salgsdokumentet, skal det vises hvilken informasjon som er lagt til.
  
  
• Når det gjelder omfang av informasjon som skal sikres, er det innført tre nye krav.
• For selger skal sikringen av elektroniske fakturaer omfatte alt innhold som selger har valgt å innta i salgsdokumentene.
• For kjøper skal sikringen omfatte alt innhold i salgsdokumentene som er mottatt i kjøpers mottakssystem.
• Innhold til eventuelle vedlegg til salgsdokumentet skal sikres.
• I punktet om elektronisk fakturering med konvertering er det tatt inn et krav om at avtale, dokumentasjon og testresultater skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. NBS 5 utdyper det generelle kravet til dokumentasjon av balansen.

I standarden er det gjort flere endringer, og de fleste er relevante for alle bokføringspliktige.

• Standarden har fått ny veiledning om at dokumentasjonen av balansen kan utarbeides med utgangspunkt i for eksempel kontoene i regnskapssystemet, feltene i næringsspesifikasjonen eller regnskapslinjene i årsregnskapet.
  
  Det er opp til den bokføringspliktige å avgjøre hvilket nivå det er hensiktsmessig å dokumentere balansepostene.

• Det er gitt føringer om at det kan være hensiktsmessig å dokumentere samtlige balanseposter, uavhengig av om de er ubetydelige, eventuelt å dokumentere hvorfor den aktuelle balanseposten vurderes å være ubetydelig. Dette for å underbygge at balansepostene er fullstendige og nøyaktige. Et eksempel kan være begrunnelsen for at et ikke er avsatt for en forpliktelse i samsvar med NRS 13 Usikre forpliktelser og betingede eiendeler.
  
  Det er tatt inn flere eksempler på hvordan balansen kan dokumenteres. Videre presiseres det at der bokføringsreglene ikke stiller spesifikke krav, er det en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle hva som er tilstrekkelig dokumentasjon.
  
  Et viktig forhold, er at standarden nå presiserer at kontospesifikasjoner eller andre rapporter fra regnskapssystemet ikke kan benyttes som dokumentasjon av balansen. Det er heller ikke tilstrekkelig at periodiseringer dokumenteres med utskrifter fra regnskapssystemet som viser at periodiseringene går i null i en senere periode.

• Kravet til dokumentasjon av poster verdsatt etter vurdering, gjelder ikke bare for balanseposter der vurdering faktisk har medført en endring i bokført verdi. Det er også krav til å dokumentere balanseposten der konkusjonen blir at bokført verdi videreføres uendret.
  
  Ved hver regnskapsavleggelse skal det vurderes om det er indikasjoner på verdifall på foretakets anleggsmidler. Denne vurderingen skal alltid dokumenteres. Ved utslag på slike indikasjoner må gjenvinnbart beløp beregnes. Tillegget i NBS 5 innebærer denne beregningen alltid skal dokumenteres, uavhengig av om anleggsmiddelet nedskrives ikke.

• I standarden er det tatt inn et krav som innebærer at dokumentasjonen av balanse skal være utarbeidet før styret behandler årsregnskapet og før skattemeldingen leveres.
  
  
• Det presiseres at det må være mulig å følge kontrollsporet fra henholdsvis regnskapslinjene i årsregnskapet og feltene i næringsspesifikasjonen til den underliggende dokumentasjonen.

Oppdatert NBS 5 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2025 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

På NRS' nettsider finner du endringsmarkerte versjoner av alle bokføringsstandardene. Ta gjerne kontakt med oss dersom du har spørsmål til artikkelen eller trenger råd om dette området.